(ac) Wer ein Geschäftsessen von der Steuer absetzen will, muss immer strengere Formvorschriften einhalten, warnt die Wirtschaftskanzlei DHPG. Schon kleine Formfehler führen dazu, dass die Finanzbehörden den Abzug der Kosten und der Vorsteuer ablehnen. Statt der erhofften Steuerminderung kann es im Nachhinein zu hohen Nachzahlungen kommen.Ergänzende Nachweise reichen nicht ausEin aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH, Az.: X R 57/09) unterstreicht dies. Im vorliegenden Fall fehlte auf den Gaststättenrechnungen der Name des Bewirtenden. Das ist aber nach Ansicht der Münchner Richter zwingend erforderlich, weil sonst nicht erkennbar ist, welchem Steuerpflichtigen die Aufwendungen entstanden sind. Die Richter stellten in diesem Urteil klar, dass ergänzende Nachweise, wie der Eigenbeleg oder die Kreditkartenabrechnung nicht ausreichen, um die Kosten abzuziehen. Denn sie hätten nicht die gleiche Nachweisfunktion wie die Gaststättenrechnung als Fremdbeleg. Aufatmen können Steuerpflichtige, deren Aufwendungen 150 Euro brutto nicht überschreiten. Diese werden weiterhin vom Fiskus anerkannt, auch wenn der Name des bewirtenden Steuerpflichtigen fehlt. „Schnell stolpern Steuerzahler über die hohen formellen Hürden bei Bewirtungskosten“, sagt Klaus Zimmermann, Steuerberater der DHPG Bornheim. Sein Tipp: Steuerzahler sollten Bewirtungsaufwendungen immer zeitnah und vollständig dokumentieren. Weiter ist die maschinelle Rechnung der Gaststätte sofort auf ihre Richtigkeit hin zu prüfen. Im Nachhinein sind korrigierte Restaurantbelege nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand zu beschaffen. Tückisch sind Restaurantbelege aus Thermopapier. Sie können über die Jahre ausbleichen und sollten deshalb auf Normalpapier kopiert werden. So bleiben sie für den Betriebsprüfer lesbar. Bewirtungsbelege: Häufige Fehler vermeidenViele Bewirtungsbelege bieten den Finanzbehörden unnötige Angriffsflächen. Erfüllen Belege nicht die Formvorschriften, setzen Finanzbeamte rigoros den Rotstift an. Die drei häufigsten Fehler und wie Steuerzahler sie vermeiden können.1. Unvollständige AngabenEin steuerlich ordnungsgemäßer Restaurantbeleg erfordert Angaben zum Anlass der Bewirtung und zu den teilnehmenden Personen. Die Angaben können auf dem Bewirtungsbeleg oder einem separaten Blatt schriftlich ergänzt werden. Auch eine Unterschrift des Steuerpflichtigen darf nicht fehlen. Für Bewirtungen in den Geschäftsräumen lassen sich Eigenbelege nach dem gleichen Prinzip erstellen. Bei einem Geschäftsessen im Restaurant ab 150 Euro brutto muss zudem die Rechnung auch den Namen des Bewirtenden enthalten.2. Fragwürdiger AnlassWird ein schwammiger Grund für die Bewirtung angegeben, zweifelt das Finanzamt die geschäftliche Veranlassung an. Pauschale Formulierungen wie „Geschäftsessen“ oder „Besprechung“ genügen in keinem Fall. Der Anlass des Treffens sollte möglichst konkret und detailliert festgehalten werden. Beispiele: „Zeitplanung für Software-Umstellung“ oder „Marketingstrategie für neue Produktlinie“.3. Überhöhte KostenBewirtungskosten sollten immer in einem angemessenen Verhältnis zum geschäftlichen Anlass und zur Größe des Unternehmens stehen. Sehr teure und häufige Bewirtungen erkennt das Finanzamt im Zweifel wegen Unüblichkeit nicht an. Höhere Bewirtungskosten sollten deshalb mit guten Argumenten erläutert oder aus dem privaten Portemonnaie bezahlt werden.